GDPR: Politica privind protecţia datelor cu caracter personal
Ca şi asociaţie, datele tale sunt importante pentru noi, la fel de mult ca şi pentru tine. De aceea, ne dorim să lucrăm împreună pentru a ne asigura că ştii în orice moment ce date deţinem noi ca şi organizaţie despre tine, cum efectuăm procesarea acestor date, în ce scopuri le folosim şi ce drepturi ai tu asupra lor.
Date pe care le colectăm
Asociaţia ASIRYS procesează date personale în următoarele contexte/situaţii: formulare de aplicare/înscriere, CV-uri şi alte documente personale (de ex. scrisori de motivaţie/intenţie) trimise de persoane interesate să aplice pentru diverse proiecte/activităţi ale organizaţiei, formulare de înscriere, candidaturi trimise pentru a deveni voluntar al asociaţiei, date de contact pentru baza de date internă a structurii pentru trimiterea de newslettere sau comunicări/noutăţi privind activităţi/acţiuni/evenimente/proiecte desfăşurate.
Datele pe care le procesăm în aceste contexte/situaţii cuprind, în mare parte următoarele: date de contact cum ar fi nr. de telefon sau adresa de e-mail, numele şi prenumele, data naşterii, localitatea de rezidenţa/domiciliul, adresa de rezidenţa/domiciliu, date ale C.I. şi/sau a paşaportului precum şi datele de expirare în cazul lor sau răspunsul personal la diverse întrebări care ne ajută să realizăm selecţia participanţilor pentru diverse proiecte/activităţi/acţiuni/evenimente pe care le desfăşurăm.
Asociaţia utilizează de asemenea Google Analytics în scopul evaluării traficului pe site-ul propriu: nr. de vizitatori, nr. de vizualizări ale păgânilor website-ului, timpul petrecut de un utilizator pe site etc.
Cum obţinem datele?
Datele la care am făcut referire mai sus sunt obţinute şi procesare de asociaţie doar prin acordul personal al respectivelor persoane. De exemplu, acest lucru se face prin completarea şi transmiterea unor formulare de înscriere/selecţie, CV-uri şi alte documente personale (de ex. scrisori de motivaţie/intenţie), copii alte actelor personale (în funcţie de caz, acestea pot fi C.I, paşaport, diplome de studii sau alte certificări). Acest acord este solicitat de asociaţie prin intermediul documentelor solicitate, având astfel opţiunea de a opta pentru colectarea şi procesarea datelor personale transmise nouă, ca şi asociaţie şi utilizarea lor în scopul pentru care servesc respectivele documente/informaţii (în conformitate cu apeluri de proiecte/activităţi, anunţuri de recrutare/selecţie pentru diferite poziţii în cadrul organizaţiei etc.). Acest acord are loc efectiv prin bifarea unei căsuţe aflate la finalul documentelor solicitate de Asociaţia ASIRYS, în funcţie de fiecare situaţie/context în parte. În alte situaţii, în care acest lucru nu este posibil (de ex. în transmiterea simplă a unui CV personal), înainte de a-ţi oferi acordul privind transmitera datelor personale şi a altor date conţinute în astfel de documente, te rugăm să parcurgi informaţia cu privire la GDPR (Politica privind protecţia datelor cu caracter personal) aşa cum este ea descrisă pe site-ul organizaţiei, aici. Transmiterea acestor informaţii şi documente către Asociaţia ASIRYS (prin intermediul electronic sau pe suport hârtie) implică automat acordul tău.
De ce colectam/procesam şi cum utilizăm datele personale?
Colectarea şi procesarea datelor se face pentru buna desfăşurare a activităţilor şi proiectelor asociaţiei, de care diverse persoane pot beneficia, şi în special pentru asigurarea conformităţii cu realitatea, pentru asigurarea comunicării şi existenţa unor date de contact în caz de nevoie. Adiţional, organizaţia mai colectează date personale (nume şi prenume, adresa de e-mail şi/sau telefon) de la participanţii la diverse activităţi/proiecte/evenimente/acţiuni desfăşurate în varii contexte/situaţii în vederea informării ulterioare a acestora persoane şi menţinerii acestora la curent cu activitatea organizaţiei.
Acordul privind acest lucru se face punctual, în acele contexte/situaţii prin completarea unor liste de prezenţa (de regulă, pe hârtie) şi prin acordul scris oferit cu DA, menţionat în cadrul listei de prezenţa. Aceste date sunt introduse într-o bază de date care este utilă asociaţiei în vederea informării tinerilor dar şi a altor persoane cu privire la activităţile şi proiectele desfăşurate de asociaţie, evenimentele locale organizate la care pot lua parte în calitate de participanţi, voluntari etc., oportunităţile de voluntariat, formare, training sau de altă natură la care se pot angaja aceste persoane, în măsura în care doresc acest lucru. Colectarea şi procesarea acestora date are astfel doar un scop informativ.
Unde stocam datele şi cine are acces la ele?
Datele tale sunt stocate de regulă pe liste de prezenţă sau registru de prezenţă (în formă scriptic, pe suport hârtie), de la activităţi/acţiuni/evenimente organizate de asociaţie, şi în cadrul bazei de date interne a organizaţiei, în măsură în care ţi-ai dat acordul să fii la curent cu activitatea noastră. Acestea sunt stocate/arhivate în cutii de arhivare în funcţie de proiectele în contextul cărora au fost colectate şi sub forma unui fişier de baze de date intern. Acestea nu sunt prezente/stocate sub nicio formă în mediul online. Accesul la ele este permis membrilor asociaţiei, angajaţilor şi voluntarilor în măsura în care acest lucru este absolut necesar; sau pentru a informa persoanele din baza de date despre anumite proiecte/acţiuni/evenimente/activităţi ale asociaţiei care ar putea fi de interes pentru aceştia. Stocarea datelor este făcută strict în scopul pentru care fiecare persoană şi-a oferit consimţământul (cu menţiuni de rigoare în acest sens, acolo unde e cazul), iar accesul la ele este oferit doar persoanelor care au sarcini conexe şi ajută la atingerea unor obiective care necesită accesul direct la acestea.
La ce ne angajăm?
Asociaţia păstrează cu stricteţe datele personale ale tuturor persoanelor care într-o formă sau alta şi-au oferit consimţământul în acest sens. Asociaţia ASIRYS nu colectează date personale de la terţe persoane, nu cumpără şi nu vinde date personale sau de altă natură, şi nici nu le transmite mai departe altor persoane sau entităţi, cu excepţia partenerilor locali, naţionali sau internaţionali cu care colaborează şi care solicită aceste date. Colectarea şi procesarea datelor are întotdeauna o bază legală şi este motivată: fie prin acordul exprimat de fiecare persoană, fie de de interesul legitim sau îndeplinirea unor obligaţiile legale sau contractuale ale asociaţiei (de ex. prin participarea unor persoane în proiecte cu finanţare europeană etc.)
În măsura în care o persoană a beneficiat prin intermediul asociaţiei de finanţare europeană sau de altă natură, în contextul căruia ne sunt solicitate îndeplinirea unor obligaţii legale, unele date personale le vom stoca pentru o durată de până la 5 ani, după încheierea contractelor pentru acele proiecte.
Ce drepturi ai tu?
În orice moment, ne poţi solicita:
- să îţi actualizăm datele tale personale, dacă e cazul
- să îţi transmitem ce date personale anume deţinem în acest moment despre tine
- să nu te mai contactăm în vederea informării cu privire la diverse proiecte/activităţi pe care organizaţia le desfăşoară (acest lucru însemnând în cele mai multe cazuri ştergerea adresei de e-mail şi/sau a nr. de telefon din baza noastră de date internă)
- ştergerea şi/sau distrugerea datelor personale pe care le avem de la tine (în anumite contexte acest lucru poate însemna şi acordul unei persoane de a-şi retrage automat o candidatură/aplicaţie pentru un proiect, deoarece nu vom avea o bază legală pentru a putea continua procesarea documentelor tale; în alte cazuri, de ex. în contextul în care ai participat deja într-un anumit proiect sau la o activitate unde ne sunt şi nouă solicitate îndeplinirea unor obligaţii contractuale, acest lucru nu va fi posibil, decât după încetarea termenului obligatoriu dat de finanţator pentru arhivarea datelor)
Toate aceste solicitări le poţi face prin transmiterea unui simplu e-mail la următoarea adresă de e-mail: voluntarasirys@gmail.com.
Comentarii